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Structure et partage de documents: Les catégories de données

Structure et partage de documents: Les catégories de données

Dans le but de bien structurer et de partager les documents aux bonnes personnes, il est important de bien planifier l’architecture de dossier partagé. La première partie de cette nouvelle série d’articles discutera de l’importance de considérer les catégories de données.

Départements ou Clients? Produits ou Utilisateurs

Plusieurs méthodes sont disponibles pour catégoriser les données et chaque besoin sont différents. Tout dépendamment de la collaboration requise entre les différents départements, il est peut-être plus optimal de créer un dossier par département (Ingénierie, Contrôle Qualité, Service à la Clientèle, Vente). Cependant, si la collaboration entre différents départements est de mise, ou si plusieurs fichiers nécessite des saisies par plusieurs postes de travail différents, il serait peut-être plus optimal de concevoir la structure de dossier par clients ou par projets (Compagnie ABC, Projet Yankee2).

Peu importe votre choix, il est recommandé que chaque utilisateur aie sont dossier personnel partagé, pour les dossiers qui sont traités individuellement. Ces données peuvent être conservés dans « OneDrive for Business » par exemple. Ces fonctionnalités de synchronisation en ligne et de protection contre les cryptovirus en font un très bon outil de stockage de document, tout en laissant la possibilité de travailler sur la route ou de la maison.

Il est également recommandé pour les PME d’avoir un répertoire Public et un répertoire d’Administration.

Public

Le répertoire Public sera utilisé pour le partage d’information inter-départements ou qui ne sont pas reliés à des clients ou des projets spécifiques. Par exemple, les logos d’une entreprise ou les documents utilisé à n’importe quel stade du processus d’affaire ou peu importe le client. Ce répertoire peut également contenir des données

Administration

Les dossiers d’administration sont des dossiers qui vont habituellement contenir des données sensibles pour l’entreprise (Information concernant les salaires, les fiches d’employées, les budgets). Ces dossiers sont habituellement utilisés par les administrateurs d’une compagnie seulement.

Ne prenez-pas votre décision trop rapidement, car les prochains sujets pourront possiblement vous éclairer sur la meilleure méthode

Votre processus d’affaire

Afin d’être éclairé dans votre planification, il est important que le processus d’affaire de l’entreprise soit préalablement déterminé. De la rencontre de nouveaux clients, jusqu’à la livraison d’un produit ou d’un service, en passant par la production d’une pièce manufacturière, chaque processus d’affaire est unique. Le partage et l’entreposage de données vont venir jouer des rôles clés dans l’augmentation de la productivité et de la collaboration au sein de votre organisation. Cependant, ça ne reste que des outils qui vont vous permettre de mieux structurer celui-ci. Voici les étapes habituelles retrouvés dans un

Préparation / Soumissions

À ce stade, les données des clients sont habituellement entrées dans un Système de gestion des relations clients (Customer Relationship Management ou CRM). Les CRM sont des mines d’or d’information qui doivent ensuite être transférer aux autres équipes, lorsque des opportunités sont transformés en ventes. Ce transfert d’information assure que les prochains intervenants dans un dossier client seront au courant des prochaines étapes. Il est rare de voir beaucoup d’information entreposé dans des dossier partagés lorsqu’un prospect n’est pas encore client.

Travail en cours / On-going

C’est dans cette étape du processus d’affaire qu’il est important d’avoir une structure de partage d’information solide. C’est durant ce stade que les données seront créées, modifier, déplacer et partagées au travers de toutes votre entreprise. Ces données doivent être accessible par vos équipes de travail peu importe leur localisation ou leur heure de travail.

Dossiers finalisés / Fin du cycle d’affaire / Archives des données

L’archivage est une étape clé et souvent oublié du processus d’entreposage de fichier. Elle permet d’épurer les données une fois qu’elles ne sont plus accédées fréquemment, souvent quelques années après la dernière intervention pour un client ou un projet. Il est très important de définir un endroit dans laquelle ces données seront sauvegardées ainsi que les critères nécessaires à ce qu’une donnée soit considérer comme archive. Par Exemple, Deux ans suivant la production de la dernière pièce pour un client, les données sont considérées comme archives. Un autre exemple, lorsque les données d’un projet n’ont pas été modifiés depuis plus de quatre ans, elles sont considérées comme archives.

Plusieurs outils sont disponibles pour automatiser et simplifier le processus d’archivage selon les critères déterminés ci-haut. N’hésitez-pas à en discuter avec votre département de gestion des systèmes d’information.

N’oubliez-pas que certains clients pourraient également avoir des besoins de conserver certaines données pendant un certain temps pour des raison de qualité ou de garantie. Assurez-vous d’être conformes aux normes établis avec vos clients.

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