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Structure et partage de documents: Les classifications des données

Structure et partage de documents: Les classifications des données

Il est important de classifier vos données afin d’en simplifier la gestion pour votre département de gestion des systèmes d’informations (GSI). Certaines classifications peuvent parler de Criticité des données, confidentialité des données, ou étape d’un cycle de votre processus d’affaire.

Criticité des données

Les données font habituellement parties d’une des trois catégories suivantes :

  • Données Critiques d’entreprise
  • Données importantes
  • Données de consultation / d’archives

La criticité des données détermine leur importance dans le processus d’affaire d’une Enterprise. Plus une donnée est importante, plus elle est nécessaire pour que l’entreprise soit en fonction. Les données les plus critiques doivent être entreposés sur des équipements de haute performance et de hautes redondances. Il n’est pas inhabituel de classer les données d’un même niveau de criticité ensemble, afin d’en faciliter la gestion par votre équipe de GSI.

À cette étape du processus, n’hésitez-pas à inviter le département de GSI ainsi que les dirigeants de l’entreprise afin de vous aider à classifier les données selon leur importance dans le processus d’affaire.

Confidentialité des données

Certaines entreprises font affaire avec des entités qui nécessite un haut niveau de confidentialité à toutes les étapes du traitement des documents. Pour ce faire, il est important de déterminer les niveaux d’accès, les administrateurs des dossiers ainsi que les procédures de demande d’accès

Niveaux d’accès

On retrouve habituellement quatre niveaux d’accès dans une arborescence de dossier : Aucun accès, Lecture Seule, Lecture et Écriture, Plein contrôle.

Un simple tableau peut être suffisant pour planifier les niveaux d’accès de chaque location.

Dossier IngénierieLectureLecture/ÉcriturePlein contrôle
John DoeX
Suzie LafleurX
Isabelle GagnonX

 

Une fois les niveaux d’accès mis en place et planifier, il est important de planifier les administrateurs des dossiers

Administrateurs des dossiers

Dans la conception de votre architecture de dossier, il est important de clairement identifier qui sont les personnes responsables de gérer les accès à ceux-ci. Ces collègues seront des éléments clés pour s’assurer d’être conforme avec

Les administrateurs de dossiers peuvent être choisi par leur rôle au sein de votre projet confidentiel, par leur niveau de relation avec votre client, ou par sa place dans la hiérarchie de votre entreprise. La prochaine étape réside dans la mise en place de procédure de demande d’accès, et de documentation de ces demandes, afin d’avoir un processus d’approbation complet.

Procédure de demande d’accès

Une bonne procédure de demande d’accès est en étroite cohésion avec les administrateurs des dossiers et des niveaux d’accès déterminés ci-haut. Habituellement, votre département de Gestion des Systèmes d’informations aux systèmes la documentation nécessaire pour recevoir, suivre et compléter les nouvelles demandes d’accès à un dossier. Vous voulez mettre à la disposition des employées et des gestionnaires de votre entreprise un formulaire simple à remplir qui leur permets de faire des demandes.

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